Más de 700 comunidades de propietarios usan la plataforma de gestión de Onzane

Una empresa con sede en Tomares (Sevilla) ha puesto en el mercado una plataforma que agrupa en un mismo entorno la comunicación, las incidencias, las reservas, los pagos, los accesos y la documentación de una comunidad de propietarios. Según las cifras publicadas por la propia compañía, el servicio suma ya más de 700 comunidades conectadas, más de 70.000 inmuebles, más de 75.000 residentes y más de 750 instalaciones gestionadas.

La propuesta de Onzane no se limita a una aplicación para vecinos: el sistema conecta también a juntas de gobierno, administradores de fincas, empleados y empresas de servicios sobre la misma información, con herramientas y permisos distintos según el papel de cada perfil. La compañía sitúa el punto de partida en un problema conocido por cualquiera que haya gestionado un edificio: la información acaba repartida entre correos, llamadas, hojas de cálculo y grupos de mensajería, lo que complica saber en qué estado está una avería o localizar un documento.

El alta de los proveedores que colaboran con las comunidades es gratuita

Las empresas de servicios disponen de un panel propio desde el que reciben solicitudes de oferta, gestionan trabajos, aportan documentación y tramitan la facturación asociada. Su incorporación para trabajar con las comunidades que ya usan la plataforma no tiene coste, según detalla la empresa.

Los empleados de la comunidad —conserjes, personal de mantenimiento— trabajan con una aplicación específica, Onzane Staff, pensada para organizar tareas, registrar rondas, gestionar la paquetería y controlar la custodia de llaves. Los administradores, por su parte, cuentan con un panel web desde el que supervisan varias comunidades a la vez y organizan usuarios, permisos y operaciones.

De la avería comunicada por un vecino a la orden de trabajo

El elemento que la compañía presenta como diferencial es la continuidad de cada gestión. Una incidencia comunicada por un residente puede asignarse a un responsable, convertirse en una orden de trabajo e incluir fotografías y evidencias de su resolución. Esa actuación queda vinculada al proveedor, al contrato y a la instalación afectada, de modo que el historial queda disponible para los usuarios autorizados.

La plataforma también asocia los equipos del edificio con su documentación, su mantenimiento y sus costes: una comunidad puede conservar el historial de un ascensor o de una bomba de presión y usarlo para planificar revisiones. En materia de accesos, el sistema administra personas, vehículos, espacios y horarios, y mediante integraciones con dispositivos compatibles —cerraduras o lectores de matrículas— los permisos digitales se trasladan al entorno físico. La empresa pone como ejemplo la autorización temporal a una firma de mantenimiento para entrar solo en la zona donde debe trabajar.

La aplicación para residentes permite recibir comunicados, consultar documentos, participar en encuestas y votaciones, reservar instalaciones, avisar de incidencias y gestionar determinados pagos. Está preparada para funcionar en doce idiomas, algo orientado a comunidades con vecinos de distintas nacionalidades.

Una comunidad puede contratarla sin cambiar de administrador de fincas

Según explica la compañía, las comunidades pueden contratar la plataforma de forma directa, sin necesidad de sustituir a su administrador. Los datos y los procesos quedan vinculados a la comunidad, lo que, en palabras de la empresa, facilita mantener la continuidad cuando se renueva la junta o cambia una empresa de servicios. Cada organización define los perfiles y permisos que necesita.

La puesta en marcha se hace por fases e incluye el análisis de necesidades, la revisión e importación de datos, la configuración de los módulos y la formación de administradores y empleados. Después se invita a los residentes y se acompaña su activación. Una comunidad puede empezar únicamente con comunicación e incidencias e ir añadiendo el resto de funciones más adelante.